◆ Panatex S.p.A. · Formazione AI 2026

Organizzare i File

Il metodo PARA, i prefissi di denominazione e il file HEM: come strutturare cartelle e note in modo coerente tra Obsidian e Dropbox.

metodo PARA
Obsidian + Dropbox
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capitolo 01

Il metodo PARA

PARA è un sistema per organizzare qualsiasi tipo di informazione — file, note, documenti — in quattro categorie precise. L'idea di base è semplice: ogni cosa che esiste nel computer appartiene a uno di questi quattro contenitori.

1
Progetti
Attività con un obiettivo chiaro e una scadenza. Qualcosa che finisce.
es. Ristrutturazione Lotto 10
2
Aree
Responsabilità continuative, senza una scadenza. Qualcosa che si mantiene nel tempo.
es. Amministrazione Panatex
3
Risorse
Materiale di riferimento organizzato per argomento. Si consulta, non si gestisce.
es. Normativa antincendio
4
Archivio
Tutto ciò che è concluso o inattivo. Si conserva, ma non è più in primo piano.
es. Cantiere Poggetto 2023
La differenza fondamentale

Progetto vs Area: un Progetto finisce, un'Area no. "Costruire il nuovo magazzino Lotto 10" è un progetto. "Gestire gli immobili aziendali" è un'area. Se non riesci a immaginare quando finisce, è un'Area.

Come si applica da noi

In Obsidian (il sistema di note) e in Dropbox (i file) usiamo la stessa struttura PARA numerata, così le due piattaforme si specchiano l'una nell'altra:

Struttura cartelle 
Dropbox/
├── 1. Progetti/
│   └── PAN - Lotto 10/
├── 2. Aree/
│   └── PAN - Panatex Amministrazione/
├── 3. Risorse/
│   └── Normativa antincendio/
└── 4. Archivio/
    └── POG - Poggetto 2023/
Regola pratica

Quando ricevi o crei un file, chiediti: "Questo è legato a qualcosa che devo completare, o è solo materiale di riferimento?" Se ha una scadenza → Progetti. Se è sempre valido → Risorse. Se è finito → Archivio.

capitolo 02

I prefissi

Ogni file e cartella ha un prefisso che indica subito il dominio di appartenenza. Si capisce di cosa si tratta senza aprire nulla — basta leggere il nome.

La convenzione è uguale sia in Obsidian che in Dropbox: stessa struttura, stessi nomi, zero ambiguità.

Prefisso Dominio Esempio
PAN - Panatex — lavoro aziendale PAN - Contratto fornitura Zella.pdf
MAR - Proprietà Marincole MAR - Preventivo tetto 2026.pdf
POG - Proprietà Poggetto POG - Planimetria aggiornata.pdf
PER - Personale PER - Obiettivi 2026.md
FAM - Famiglia FAM - Scuola settembre iscrizione.pdf
SALUTE - Salute SALUTE - Analisi marzo 2026.pdf
IT - Tecnologia / IT IT - Setup Proxmox.md
Obsidian e Dropbox — stesso nome

La cartella di un progetto ha lo stesso nome identico in entrambi i posti:

  • Obsidian: 1 Progetti/PAN - Lotto 10/
  • Dropbox: 1. Progetti/PAN - Lotto 10/

Così se qualcuno cita un file o una cartella, sai esattamente dove trovarlo — su entrambe le piattaforme.

Come si costruisce un nome completo

La struttura di un buon nome file segue sempre questo schema:

Schema nome file 
PREFISSO - TITOLO DESCRITTIVO - VARIANTE (opzionale)

Esempi:
PAN - Lotto 10 - preventivo Truzzi aprile 2026.pdf
MAR - Marincole - relazione tecnica tetto.pdf
PAN - Lotto 10 - HEM.md          ← file indice del progetto
Perché i prefissi funzionano

Quando cerchi un file con il testo "PAN" trovi tutto ciò che riguarda Panatex — in qualsiasi cartella sia finito. Il prefisso è un filtro istantaneo che non richiede di ricordare dove hai messo le cose.

Nomi senza spazi per gli script

I nomi con spazi funzionano bene in Finder e in Obsidian, ma creano problemi negli script di automazione (Hazel, Bash, Python) che devono leggere o spostare file. La convenzione usata da noi evita il problema in modo semplice: trattino al posto degli spazi nel corpo del nome, spazi solo dopo il prefisso e il trattino separatore.

Regola per gli script

Se prevedi che un file o una cartella venga letta da uno script, usa trattini invece degli spazi nel titolo descrittivo:

  • ✅ PAN - preventivo-truzzi-aprile-2026.pdf
  • ✅ PAN - Lotto 10/ — il prefisso con spazio va bene perché è fisso e prevedibile
  • ⚠️ PAN - preventivo Truzzi aprile 2026.pdf — funziona in Finder, ma richiede escape negli script

In alternativa, puoi racchiudere il percorso tra virgolette negli script: "PAN - preventivo Truzzi aprile 2026.pdf" — ma il trattino è la soluzione più robusta.

capitolo 03

Il file HEM

HEM sta per Home Entry Master. È il file indice di ogni progetto o area attiva: il punto di ingresso, la mappa, il posto dove tieni i link a tutto ciò che riguarda quel progetto.

Ogni cartella di progetto ha esattamente un file HEM, con lo stesso nome della cartella più il suffisso - HEM.

La regola d'oro

Se apri Obsidian e vuoi lavorare su un progetto, apri il suo HEM. Trovi tutto da lì: lo stato attuale, gli ultimi aggiornamenti, i link ai documenti e i prossimi passi.

Struttura tipo di un file HEM

Ogni HEM inizia con un callout che apre direttamente la cartella Dropbox corrispondente — un click e sei nei file del progetto:

PAN - Lotto 10 - HEM.md 
> [!tip] File
> file:///Users/iacopo/.../Dropbox/1. Progetti/PAN - Lotto 10

# PAN - Lotto 10 - HEM

## Stato progetto
Cantiere in corso. Consegna prevista autunno 2026.

## BREVI UPDATE
- 25/04/2026 — confermato ordine luci Zumtobel con Giovanni
- 21/04/2026 — sopralluogo disposizione mobili per layout luci
- 15/04/2026 — firmato contratto porte con Zella

## Note e documenti correlati
- [[PAN - Lotto 10 - preventivo Truzzi]]
- [[PAN - Lotto 10 - CAD disposizione luci]]
- [[PAN - Lotto 10 - offerta porte Zella]]

## TODO principali
- [ ] Confermare fori muro per installazione porte
- [ ] Ricevere conferma luci stagna caverio
- [ ] Aggiornare planimetria con posizioni cassette

Il callout File — collegamento a Dropbox

Il callout [!tip] File in cima all'HEM è il collegamento diretto alla cartella Dropbox del progetto. Funziona su Mac: cliccandoci si apre il Finder nella cartella giusta.

Perché è utile

Il progetto vive su due piattaforme: le note e i log sono in Obsidian, i file veri (PDF, Excel, planimetrie) sono in Dropbox. L'HEM le unisce: sei in Obsidian, un click e sei già nei file. Non devi ricordare il percorso — lo trovi sempre nell'HEM.

La sezione BREVI UPDATE

È il diario sintetico del progetto. Ogni volta che succede qualcosa di rilevante, si aggiunge una riga in cima — le date più recenti sempre prima. Così aprendo l'HEM hai subito il contesto degli ultimi sviluppi, senza leggere tutto il file.

Formato voce BREVI UPDATE

- GG/MM/YYYY — descrizione sintetica di cosa è successo

Data in italiano, trattino lungo (—), descrizione breve ma precisa. Le voci più recenti vanno sempre in cima.

capitolo 04

In pratica

Ecco come si crea un nuovo progetto da zero, applicando tutti e tre i concetti insieme: PARA, prefisso e HEM.

1
Decidi dove appartiene
È un'attività con un obiettivo e una scadenza? → Progetti. È una responsabilità continuativa? → Aree. È solo materiale di riferimento? → Risorse.
2
Scegli il prefisso corretto
Guarda la tabella dei prefissi e scegli quello che corrisponde al dominio: PAN - per Panatex, MAR - per Marincole, PER - per personale, e così via.
3
Crea la cartella con lo stesso nome in entrambi i posti
In Obsidian: 1 Progetti/PAN - Nome Progetto/
In Dropbox: 1. Progetti/PAN - Nome Progetto/
Nome identico — stessa convenzione, zero confusione.
4
Crea il file HEM dentro la cartella Obsidian
Nome del file: PAN - Nome Progetto - HEM.md
Aggiungi subito il callout File con il link alla cartella Dropbox, la sezione Stato progetto, BREVI UPDATE e TODO.
5
Aggiorna la Home del Second Brain
Aggiungi il link al nuovo HEM nella pagina principale di Obsidian (HOME SECOND BRAIN - SYNC.md), nella sezione progetti attivi. Così il progetto è subito raggiungibile dal punto di partenza.
Esempio completo

Nuovo progetto: installazione impianto luci ufficio.

  • Categoria: Progetti (ha una scadenza)
  • Prefisso: PAN - (è un progetto Panatex)
  • Nome cartella: PAN - Impianto Luci Ufficio — uguale in Obsidian e Dropbox
  • File HEM: PAN - Impianto Luci Ufficio - HEM.md
  • Callout in cima: link alla cartella Dropbox corrispondente

Cosa fare quando un progetto finisce

Quando un progetto si chiude, si sposta tutto in 4 Archivio — sia in Obsidian che in Dropbox. Il nome della cartella rimane uguale: PAN - Impianto Luci Ufficio, ma ora sta dentro 4 Archivio/ invece che 1 Progetti/. La struttura PARA fa il resto: pulita, ordinata, sempre trovabile.

Snippet Text Expander per le date

Per inserire date rapidamente in qualsiasi app — Obsidian, mail, note, chat — si usano due snippet di sistema configurati in Text Expander:

Abbreviazione Espande in Uso tipico
\ztop 2026-04-25 Data piana — nei nomi file, nei log, nelle note veloci
\ztoo [[2026-04-25]] Link Obsidian alla daily note — per collegare voci al giorno corretto
Perché funzionano a livello di sistema

Text Expander è un'applicazione di sistema: gli snippet funzionano in qualsiasi app aperta sul Mac — Obsidian, Mail, browser, Slack, terminale. Non serve impostare niente per ogni singola app. Scrivi \ztop e la data viene inserita nel punto esatto dove si trova il cursore, nel formato corretto, già pronta.

Come si configura

In Text Expander, crea due snippet di tipo Testo espanso con data dinamica:

  • Abbreviazione: \ztop → Contenuto: %Y-%m-%d (data ISO odierna)
  • Abbreviazione: \ztoo → Contenuto: [[%Y-%m-%d]] (stessa data tra doppie parentesi quadre)

Il prefisso \z è scelto apposta: non compare mai nella digitazione normale, quindi non si attiva per errore.